Teil 1 Information zum Datenschutz über unsere Datenverarbeitung

1. Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

SAHM RECHTSANWALT UND NOTAR
Eisenbahnstr. 24
63110 Rodgau

2. Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:

Herr Herbert Sahm
Hintergasse 9
63110 Rodgau
herbert.sahm@t-online.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen zur Datenverarbeitung

Wir erheben Daten nach der Datenschutzgrundverordnung, dem Bundesdatenschutzgesetz und weiteren relevanten Datenschutzvorschriften. Die Art der Datenerhebung und Nutzung richtet sich nach der angefragten Dienstleistung. Mit der Anbahnung und der Erteilung eines Mandats an uns, erheben wir insbesondere folgende Informationen:

– Ansprechpartner, Mandant (Anrede, Vornamen, Nachnamen)
– E-Mail-Adresse(n),
– Wohnanschrift oder Geschäftsanschrift,
– Telefonnummer(n) (Festnetz und/oder Mobilfunk),
– Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind.

3.1 Zwecke bei Anbahnung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses

Die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Ihre Anfrage hin zur Durchführung der mandatsbezogenen Verträge sowie im Rahmen von vorvertraglichen Beziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und richtet sich danach, welche Daten für eine angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt im Wesentlichen

– um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
– um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
– zur Korrespondenz mit Ihnen;
– zur Rechnungsstellung;
– zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie;
– zu Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen,
– zur Nachweisbarkeit von Transaktionen, Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen,
– zur Gewährleistung der IT-Sicherheit (u.a. System- bzw. Plausibilitätstests),
– zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten.

3.2 Zwecke bei Einwilligung in die Datenerhebung und -verarbeitung und bei berechtigtem Interesse von uns oder Dritten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer jederzeit widerruflichen Einwilligung ggf. für andere Zwecke (z. B. Ihre E-Mail-Adresse für Marketingzwecke). Ein etwaiger Widerruf Ihrer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft.

Über die eigentliche Erfüllung des Mandatsvertrages hinaus verarbeiten wir Ihre Daten ggf., wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, z. B. für Werbung, wenn Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben, oder zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten sowie für interne und externe Untersuchungen und Sicherheitsüberprüfungen.

3.3 Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder im öffentlichen Interesse

Wir sind aufgrund gesetzlicher Anforderungen und berufsrechtlichen Regeln bzw. behördlichen Vorgaben zur Datenverarbeitung und -aufbewahrung verpflichtet. Dazu gehören je nach Einzelfall insbesondere die Pflichten der Betrugs- und Geldwäscheprävention, Kontroll- und Meldepflichten an Steuerbehörden, öffentliche Stellen, wie den Gutachterausschuss für Immobilienwerte, etc.

3.4 Übermittlungen in Drittländer

Wir übermitteln Daten an Stellen außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)), wenn es zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten wir oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO verarbeiten, d. h die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen dient oder externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter oder Funktionsübernehmer verarbeiten, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz, des Vertragsvollzugs oder zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den Zwecken verwendet werden, zu denen sie übermittelt wurden. Soweit wir externe technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen, werden diese von uns sorgfältig ausgewählt und überwacht.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den aufgeführten Zwecken werden wir nicht vornehmen. Das Anwaltsgeheimnis bleibt durch uns gewährleistet. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

5. Aufbewahrungsdauer

Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach der Dauer unserer Geschäftsbeziehung einschließlich der Anbahnung und der Abwicklung eines Vertrags. Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen oder notariellen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB, AO, BNotO, BeurkG) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Darüber hinaus können gesetzliche Vorschriften eine längere Aufbewahrungsdauer erfordern, wie z.B. die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar drei Jahre; es können aber auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren anwendbar sein. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten und Rechte nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung der vorstehend aufgeführten Zwecke aus einem überwiegenden berechtigten Interesse erforderlich. Ein solches überwiegendes berechtigtes Interesse liegt z.B. auch dann vor, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist.

6. Ihre Rechte als Betroffener der Datenverarbeitung

Sie haben das Recht:

– gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
– gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
– gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
– gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
– gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
– gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
– gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Wir empfehlen aber, eine Beschwerde zunächst an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

Bitte richten Sie Anträge per E-Mail oder schriftlich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

7. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben Ziff. 2).

Teil 2 Datenverarbeitung im Rahmen des Besuchs unserer Website

1. Protokolldateien und Zugriffsdaten

Bei jedem Zugriff durch eine betroffene Person auf unsere Website werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO allgemeine Daten und Informationen in den Logfiles unseres Systems gespeichert, insbesondere Datum und Uhrzeit des Abrufs, Anfragedetails und Zieladresse sowie der Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Wir erheben Protokolldaten, die beim Betrieb von Kommunikationstechnik unserer Kanzlei anfallen, und werten diese automatisiert aus, soweit dies zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von Störungen oder Fehlern bei der Kommunikationstechnik oder der Abwehr von Angriffen auf unsere Informationstechnik bzw. die Erkennung und die Abwehr von Schadprogrammen erforderlich ist.

2. Cookies

Auf unserer Internetseite können Cookies, d. h. kleine Textdateien, die zwischen Webbrowser und dem Hosting-Server ausgetauscht werden, eingesetzt werden. In dem jeweils genutzten Webbrowser können Sie die Verwendung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung einschränken oder grundsätzlich verhindern. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Werden Cookies für unsere Website Internetseite, kann dies dazu führen, dass die Internetseite nicht im kompletten Umfang angezeigt oder verwendet werden kann.

3. Hosting

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zwecke des Betriebs unserer Website einsetzen.

Hierbei verarbeiten wir bzw. unser Auftragsverarbeiter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Nutzern unserer Website auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung dieses Onlineangebotes.

4. Onlinepräsenzen in sozialen Medien

Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, um mit den dort aktiven Kunden, Interessenten und Nutzern kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen informieren zu können. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien deren jeweiligen Betreiber.

Soweit nicht anders im Rahmen unserer Datenschutzerklärung angegeben, verarbeiten wir die Daten der Nutzer, sofern diese mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen kommunizieren, z.B. Beiträge auf unseren Onlinepräsenzen verfassen oder uns Nachrichten zusenden.